¿Qué es la agilidad y cómo aplicarla en tu empresa?

Es probable que el lector haya visto alguna vez un diagrama de Gantt. Está entre las plantillas más típicas de Excel. Es una gráfica que muestra en detalle cada paso de un proyecto de trabajo, cada indicador importante y cada fecha de entrega. Si, por ejemplo, somos desarrolladores y estamos trabajando en un nuevo software, con un diagrama de Gantt sabremos todas las cosas que hay que hacer y el tiempo que consumirá cada una de ellas. Parece una cosa impresionante, ¿no? El problema, claro está, es que nunca funciona.

Henry Gantt inventó sus famosas gráficas en 1910. Su primer usuario, en la Primera Guerra Mundial, fue el general William Crozier, jefe de Artillería del Ejército estadounidense. Y aunque cualquiera que haya estudiado esa conflagración sabe que no se distinguió precisamente por su capacidad organizativa, el hecho es que el diagrama de Gantt terminó convirtiéndose en la gran herramienta de gestión de proyectos del siglo XX.

Sin embargo, en los 90 surgió una nueva forma de organizar el trabajo. Se llama scrum porque sus inventores la idearon mientras veían, para inspirarse, un video del Haka de los All Blacks. Ramiro Barrionuevo, coach en liderazgo y scrum master (ya veremos qué es eso), considera que con scrum podemos meternos en el trabajo con una claridad mayor que si lo hacemos como si estuviéramos en una trinchera. “En las empresas pareciera que uno tiene que estar incendiado para cumplir con su deber -observa-; está la idea de que si no estás estresado, es porque estás haciendo menos de lo que se espera de vos. Bueno, con scrum es al revés: hay que definir prioridades y estar tranquilo antes de meterse a trabajar”.

Marcos y metodologías

Barrionuevo distingue antes que nada entre los marcos ágiles de trabajo, como scrum, y las metodologías ágiles, como el design thinking: “un marco ágil propone ordenar las acciones según su peso específico para definir prioridades y ganar así cierta liviandad. Una metodología ágil es una herramienta que se utiliza dentro del marco y facilita la creatividad y la participación de todos los integrantes de un equipo”.

De hecho, Víctor Melitón, sociólogo y agile coach, aclara que scrum no lo es todo; solo es un marco de trabajo que se inscribe dentro de la mentalidad ágil, o sea, de la capacidad para adaptarse y tomar decisiones en un contexto altamente cambiante. “Las empresas ya no pueden funcionar como hace 40 años, cuando definían un plan de acción, planteaban un presupuesto y eso servía. Hoy la forma en la cual los negocios deben abordarse se reconfigura constantemente. Y son aquellas empresas que se adaptan rápidamente, piensan fuera de la caja y van hacia lugares diferentes, disruptivos, las que responden a esa reconfiguración constante”, explica.

De esta manera, es la agilidad, y no tan solo el uso de scrum, lo que puede convertir a tu organización, por pequeña, mediana o grande que sea, en un lugar donde las personas responden fácilmente a las demandas urgentes. Pero agilidad no es velocidad. “Muchas empresas quieren migrar hacia un modelo ágil porque piensan que les va a dar velocidad -advierte Barrionuevo-, pero lo que las herramientas ágiles te dan son adaptación al cambio. Se entiende que en el cambio está el valor, y que cuando algo cambia el equipo debe incorporarlo para agregar valor”.

Un poco sobre scrum

Hasta aquí todo puede sonar un poco abstracto. Scrum, sin embargo, es un marco de trabajo muy concreto. La planificación se divide en sprints, que son pequeños segmentos de una a cuatro semanas, y se reconfigura sprint a sprint según el resultado de cada uno. Las jerarquías, entretanto, se disipan, porque el rol del scrum master, que vendría a ser el “jefe” del equipo, se limita a velar por que se hagan las cosas enlistadas en cada sprint.

En la jerga de scrum, a equivocarse se le llama “arruinarla rápido y barato”. Esto significa que después de cada sprint hay que presentarles a los clientes un producto o un servicio; ellos serán los encargados de validarlo para decidir si hay que perfeccionarlo o tirarlo a la basura. Así, si tenemos un negocio de ropa y queremos revolucionar la moda, en lugar de comprar un gran stock de prendas exóticas, lo que tenemos que hacer es encargar unas cuantas para el primer sprint. Si los clientes responden bien, es hora de hacer la revolución en los siguientes sprints; si no lo hacen, la habremos arruinado rápido y barato.

Pilares

En opinión de Barrionuevo, las empresas que adoptan la mentalidad ágil se sostienen sobre tres pilares: transparencia, inspección y adaptación. El primero significa que el acceso a la información es claro y concreto y común a todas las personas del equipo. “El segundo, que en el mundo viejo significa control, en el mundo nuevo es poder saber en qué momento de la carrera estás y si ya es hora de poner en juego el tercer principio -argumenta-. Cuando tenemos las tres patas funcionando, las herramientas ágiles cobran un impulso fantástico y en el equipo hay sensación de logro, de avance”.

Melitón, por su parte, considera que para la transparencia la comunicación juega un papel crítico: “para ser transparentes tenemos que comunicar de manera transparente; no podemos tener información segmentada y direccionada para solo una parte del equipo. Para lograr esto, debemos dejar atrás la comunicación verticalista de las organizaciones tradicionales y consultar a todos los que construyen el proyecto, desde los miembros del equipo hasta los clientes. De esta manera logramos que la opinión de todas las personas que participan sea tenida en cuenta”.

¿Mayor productividad?

Existe una visión de panacea según la cual la mentalidad ágil multiplica la productividad en el trabajo. ¿Esto es así? Barrionuevo y Melitón consideran que sí. “Imaginemos una carrera -grafica el primero- en la que todos sabemos de antemano cuál es el recorrido, dónde están los obstáculos y qué tan versátil es cada participante. Esto nos permite planificar mejor que hacerlo a ciegas. Bueno, en esa planificación ágil hay menos estrés, menos retrabajo y menos conversaciones duplicadas y con poco foco, y por lo tanto más productividad”.

El segundo matiza que habría que hilar muy fino para saber exactamente cuánto aumenta la productividad en el trabajo cuando usamos marcos y metodologías ágiles, pero razona que trabajar sobre los tres pilares (transparencia, para tener información actualizada; inspección, para estar atento a los obstáculos, y adaptación, para tomar decisiones rápidas) apalanca la productividad.

Ser ágiles nosotros

Pero ¿scrum y la agilidad son para todas las empresas? ¿O tenemos que tener una gran organización para implementarlos? Melitón asegura que cualquier compañía, sin importar su tamaño o rubro, puede ser ágil. “Al ser una forma de pensar la gestión de una organización, no tiene que ver con el tamaño o el sector. Puede ser ágil una empresa tecnológica, una constructora, un centro médico o un restaurante”, transmite.

Si tenés un emprendimiento o querés sugerir el uso de los marcos y metodologías ágiles donde trabajás, aquí van algunos consejos. Primero, no es necesario adoptar la agilidad en simultáneo: tratá de incorporarla en un área específica o un proyecto particular donde puedas experimentar y trabajar sobre el cambio constante. Luego será hora de extender la agilidad a otros sectores. Segundo, no pretendás utilizar scrum u otro marco de trabajo ágil en todos lados: es probable que un call center o una recepción, por ejemplo, no lo necesiten. Y tercero, tratá de generar una cultura que facilite la adopción de los tres principios.

Queda mucho sobre la agilidad en el tintero, pero este recorrido quizá ya pueda servirte para mejorar la productividad y la comunicación en tu trabajo.